余丁町散人さん式Entourage活用術

Entourageは、MicrosoftがMac版のOfficeだけに提供している、個人ベースで使う多機能な情報管理ソフトだ。Mail、ニュースリーダー(NetNews)、予定表、アドレス帳をひとつのソフトとしてまとめ、しかもそれぞれの機能に入力した情報を統合した形で扱うことができる。余丁町散人さんは、この中でも特にアドレス帳と予定表を活用し、一大データベースを築き上げている。

余丁町散人さん式Entourage活用術の第一のポイントは、アドレス帳の活用だ。まずは、知り合いであろうがなかろうが、とにかくアドレス帳に登録する。ここで重要なのは、本の著者であろうが、メーリングリストで見かける人であろうが、歴史的人物であろうが「知らない人」も登録することだ。Entourageのアドレス帳は、さまざまな情報が登録でき、住所、電話番号、メールアドレスを登録するのはもちろんのことだが、その他というタブにはたっぷりと使える備考欄がある。そこには、その人の特徴とか、言ったこととか、好みとか、書いていることとか、なんでも印象に残ったことをメモしておく。住所変更のメールをもらったときは、時間がなければひとまず備考欄に貼り付けておくということも可能だ。

第二のポイントは、予定表とのリンクだ。例えば、人と会食するときは、予定表にその会食の予定を書くと同時に、会食相手のアドレス帳にリンクする。ここまでの使い方はよくあるが、余丁町散人さんの場合は、アドレス帳にレストランを登録しておき、レストランのアドレス帳にもリンクする。もちろん、ここでもメモ欄を活用する。どういう経緯で会ったのか、どんな話をしたのかをメモしておけば、次回会う時にすぐ参照できる。食事の内容出来映えなどもレストランのアドレス帳メモ欄に書き留めておくと、自家製のレストランガイドが簡単に構築できる。また家に招待した場合には予定表のメモ欄に献立などをメモしておくと、次の時に同じものを出すこともなく、奥様にに喜ばれているそうだ。

この方法はさまざまな分野で応用できる。余丁町散人さんは、読書記録にもEntourageを活用している。本を読んだり買ったりしたら「予定表」に書名を書き著者の「アドレス帳」にリンクする。それだけで、著者ごとの蔵書目録ができてしまう。感想などは「予定表」のメモ欄にかいておきます。リンクさせてあるので著者カードを参照するだけで過去の読書記録を調べることが出来ます。

以上、余丁町散人さんのEntourage活用術を紹介したが、この情報整理術の優れた点は、まず、特別なデータベースを構築することなく、さまざまな分野に応用できることだ。これは、ひとえにEntourageがメモ欄を豊富に用意していることが功を奏している。メモ欄には、その人物やその予定に関することであれば、項目にとらわれることなく何でも書くことができる。本当に項目にとらわれないで、項目名とは別の内容を書く方法もあるが、それにしても十分なスペースを持った欄があるとは限らない。

また、時間(時系列)と名前という二つのキーを設定して、情報を管理できる点も優れている。「超整理法」は時系列を軸に整理することを提案したが、人物や場所(施設名)もわりと大きな手がかりになるのではないだろうか。時間と名前という二つのキーを管理するには、アドレス帳と予定表はもってこいのものだ。もっとも、「超整理法」はコンピューター上においては、検索が一瞬でできるところに重きを置いていたが、Entourageの場合、アドレス帳と予定表(とその他の機能で登録した内容)をいっぺんに検索できるうえ、「ビュー」というものをつくってまとめておくこともできる。

さらに、メールクライアントやニュースリーダーという、パソコン上で常時起動させたままの機能が一体化されているので、付随していつでもアドレス帳と予定表が起動していることになる。しかも、今の時代、メールでもたらされる情報は多い。アポイントの約束や、上に上げたような住所変更の連絡にはじまり、メーリングリスト、メールマガジン、ネットニュースからも有用な情報を得ることがある。Entourageを使えば、そうした情報を直ちに登録することができる。こうした連係プレーが、Entourageの真骨頂なのだろう。

このページは、fj.sys.macでの余丁町散人さんの記事news:B9B9C580.CD19%naoyuki_hashimoto@mac.com(→アーカイブ)を基に作成しました。

このページの先頭 -- Computer&Internetの目次 -- Top page